Réglement intérieur

REGLEMENT INTERIEUR

Association pour le Maintien d’une Agriculture Paysanne de L'Hermitage

L' Hermit ‘AMAP

(Version 1.0 du 17 avril 2013)


Préambule

 

Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l'association L' Hermit ‘AMAP, sise à

6 rue Jan Pilard 35590 L' Hermitage, et dont l'objet est le maintien et la promotion d’une

agriculture de proximité, écologiquement saine, socialement équitable, et économiquement viable.

Le présent règlement intérieur est remis à l'ensemble des membres, ainsi qu'à chaque nouvel

adhérent.

Le règlement intérieur ne fait que préciser les statuts, il ne saurait s'y substituer. Il a pour but de

préciser les règles de fonctionnement de l’association.

Toute personne adhérant à l’association s’engage à prendre connaissance de ce règlement

intérieur et à le respecter.

 

Titre 1 – Objet

Une AMAP est un engagement réciproque entre un producteur (ou des producteurs) et un groupe de

consomm'acteurs s'inscrivant dans le long terme et établi sur la base d'objectifs partagés et régulièrement discutés, et non immédiatement exigés. Elle regroupe ainsi des consomm'acteurs autour de paysannes et paysans locaux, en organisant la vente directe par abonnement des produits. L’adhérent achète par avance une part de la récolte au(x) producteur(s) pour la durée de la saison définie conjointement avec le(s) producteur(s). Le(s) producteur(s) distribue(nt) la (les) récolte(s) achetée(s) aux adhérents de l’AMAP selon les termes du contrat.

L' Hermit ‘AMAP défend notamment la re-création de lien social et de solidarité entre tous les

consommateurs et les producteurs, ainsi que la facilitation de l’accès et à l’éducation à une

alimentation issue de l’agriculture de type biologique.

 

Titre 2 – Les engagements

Article 2.1 – Les engagements des adhérents

Tout adhérent s’engage :

à communiquer en toute franchise et liberté ses remarques, ses questions ou ses

insatisfactions directement auprès du Collège Solidaire par l’intermédiaire de l’un de ses

membres, pour qu’ils puissent examiner ensemble si des explications ou des améliorations

sont possibles ;

à partager ses idées et ses initiatives avec les producteurs et les autres partenaires afin

d’améliorer le fonctionnement du projet ;

à lire et accepter la Charte des AMAP.

 

Article 2.2 – Les engagements des adhérents ayant souscrit aux contrats « Panier »

L'adhérent ayant souscrit un (des) contrat(s) « Panier » :

s’engage à prépayer la totalité de la récolte du producteur choisi en remettant autant de

chèques que nécessaire pour la saison en cours. Chaque chèque, dont le montant est fixé en

début de saison par l’association et le producteur, correspond à 6 mois de légumes à raison

d'un panier par semaine. Ceci lui permettra de recevoir des produits frais, cultivés ou produits

biologiquement sans pesticides chimiques ou de synthèse, disponibles à mesure qu’ils

mûrissent ou sont élaborés, et de connaître nos producteurs partenaires ;

reconnaît que les intempéries, les insectes et les maladies font partie intégrante de

l’agriculture et peuvent nuire à la récolte. Il accepte d’assumer ces risques, à partir du

moment où il est informé de ces risques et de leurs causes par le producteur, tout en sachant

toutefois qu’il recevra sa juste part de la récolte de la saison. Toutefois, si le producteur est

empêché de livrer, le Collège Solidaire conviendra avec lui d’un moyen de remédier au

problème et des formes que prendra la solidarité du groupe ;

s’engage à participer aux distributions de produits à raison de 2 à 3 minimum par saison de

production. Il est de sa responsabilité de trouver un remplaçant en cas d'absence ;

s’engage, le jour de la distribution, à apporter un panier vide qui sera rempli par le

responsable de la distribution ce jour-là selon le contenu prévu par le producteur (et affiché

sur le lieu de distribution) en fonction de la récolte de la semaine, le producteur apportant ses

produits en cagettes ;

s’engage à venir chercher son (ses) panier(s), ou à déléguer une personne de son choix au

jour et à l’heure choisis, sachant qu'aucun remboursement ne sera effectué en cas de non

retrait de son (ses) panier(s). Dans cette hypothèse, il accepte que l’association décide de la

redistribution du contenu de son (ses) panier(s) (dans la mesure du possible à une association

ou un organisme à caractère social).

 

Titre 3 – Gestion des adhésions et des démissions « Panier »

Article 3.1 – Demande d’adhésion

Pour toutes les demandes d’adhésions, une rencontre entre des membres du Collège Solidaire et le

nouvel adhérent, et une invitation à une soirée de distribution des produits, permettront d’expliquer

ce qu’est une AMAP et permettront de faciliter l’intégration du nouvel adhérent.

 

Article 3.2 – Demande de non-renouvellement de contrat panier

Le contrat panier est renouvelé à chaque saison par signature d'un nouveau contrat selon l’échéance fixée par le Collège Solidaire et en accord avec le producteur.

Article 3.3 – Démission de contrat panier en cours de saison

Lorsqu’un adhérent ne souhaite plus prendre de panier(s) pour motif(s) grave(s) et justifié(s), il est

convenu :

qu’il devra envoyer une lettre au siège social de l’association avec le ou les motifs de sa

demande de démission du (des) contrat(s) panier ;

que le Collège Solidaire étudiera la validité du ou des motifs en association avec le(s)

producteur(s) et rendra un avis définitif dans le mois courant avec un minimum de 15

jours ;

qu’un préavis d’un mois (en plus du mois en cours) sera obligatoirement à respecter ;

que le paiement de la part de production jusqu’à la fin de la saison restera acquis au(x)

producteur(s), charge à l’adhérent de trouver un arrangement avec un autre adhérent ou

un nouvel adhérent (sauf cas de force majeure ou existence d’une liste d’attente) ;

que si le Collège Solidaire n’accepte pas pour insuffisance de motif la démission du (des)

contrat(s) panier, le(s) contrat(s) panier continuera(ront) sa (leur) validité jusqu’à la fin de

la saison programmée et les chèques correspondants seront transmis au(x) producteur(s).

 

Titre 4 – Le Collège Solidaire

Article 4.1 – Composition

Conformément à l’article 10 des statuts de l’association, le Collège Solidaire a pour objet de diriger

l’association.

Il est composé des 9 membres fondateurs qui ont les fonctions suivantes :

Clément Renou , co-président ayant la fonction de Président et coordination des activités

 Véronique Le Cloirec, co-présidente ayant la fonction de Trésorière

Klervia Renault, co-présidente ayant la fonction de Secrétaire

Gwenaelle Gouelou (titulaire) et Nadine Renou (suppléante) , co-présidentes ayant la fonction de gestion des abonnements et coordination des adhérents ,

Bernard Lélu (titulaire) et Pierre-Yves Georges (suppléant), co-présidents ayant la fonction de coordination des distributions ;

Karine Lainé et Nathalie LeMarre , co-présidentes.

Les fonctions sont prises pour un an, et sont redistribuées chaque année sur le principe du

volontariat.

D’autres fonctions sont susceptibles d’être créées par le Collège Solidaire : Responsable Recettes

(recueil et diffusion de recettes de cuisine correspondant au contenu du panier), Correspondant

Réseau (lien avec les autres structures AMAP), Responsable du bulletin de l’association,…

Article 4.2 – Missions du Collège Solidaire

Les missions du Collège Solidaire sont :

le suivi du fonctionnement démocratique ;

l’assurance que les amapiens adhèrent à l’association ;

la coordination entre adhérents et producteurs ;

la gestion et la distribution ;

l’animation, l’information, les relations, la promotion et le développement de l’association ;

la gestion comptable et financière ;

de fixer le montant de la cotisation à l’association ;

de s’acquitter d’une éventuelle assurance pour toutes activités de distribution et hors distribution ;

la décision de participation aux instances des AMAP d’Armorique et à des réunions inter-

AMAP sur le Pays de Rennes.

 

Article 4.3 – Le bureau

Le bureau élargi de l’association est composé de tous les membres du Collège Solidaire et du ou

de(s) producteur(s).

Toutefois, les décisions courantes peuvent être prises par un bureau restreint composé des coprésidentes

et co-présidents occupant les fonctions de Président, Trésorier et Secrétaire.

Les décisions sont prises de façon collégiale, par avis des membres présents et des souhaits exprimés

par les absents.

Les réunions font l'objet d'un procès-verbal, qui est transcrit sur le registre ordinaire de l’association.

 

Article 4.4 – Réunions et convocations du Collège Solidaire et du bureau

Le Collège Solidaire et le bureau se réunissent autant de fois que nécessaire.

Les membres du Collège Solidaire sont convoqués par courrier électronique, quinze jours au moins

avant la date fixée de la réunion, avec un ordre du jour fixé par le bureau.

 

Titre 5 – La coordination

Article 5.1 – Les activités de l’association en lien avec les producteurs

Les coordinateurs des activités liées aux producteurs gèreront les actions suivantes :

organisation des rencontres avec le producteur avant chaque nouvelle saison pour le planning

de production, le prix des denrées et le nombre d’adhérents ;

gestion de l’information entre les producteurs et le groupe ;

établissement des contrats d’engagements avec le producteur ;

animations chez les producteurs ;

aides aux producteurs.

 

Article 5.2 – Les autres activités

Les coordinateurs des autres activités géreront les actions suivantes :

gestion d’une éventuelle liste d’attente d’amapiens ;

communication des informations auprès des adhérents.

 

Titre 6 – Gestion et répartition des tâches

Article 6.1 – Distribution

Le Responsable de la coordination de la Distribution s’assure de la présence de deux à trois adhérents à tour de rôle lors de la permanence, en plus du (des) producteur(s), selon le planning établi à l’avance.

Les adhérents de service le jour de la distribution s’assurent de :

la mise en place des produits avec le(s) producteur(s) ;

l’affichage de la composition des paniers ;

l’émargement ;

la distribution de tout document (lettres, infos diverses, recettes...) ;

la récupération effective de tous les paniers (en particulier tout panier non récupéré par

l’adhérent, ou par quelqu’un qu’il aura désigné) ;

la restitution éventuelle des emballages réutilisables par les producteurs ;

faire remonter les questions, propositions ou bilan au responsable de distribution.

 

Article 6.2 – Animation

Le Responsable des Animations peut proposer des activités hors distributions : convivialité, formations,

ateliers, visites de fermes,…..

 

Article 6.3 – Information

Le bureau de l’association communique les documents intéressants sur l’objet de l’association,

s’informe et organise des réunions, débats, forums, colloques, fêtes en lien avec l’association et en

informe les adhérents, recherche les partenaires intéressants pour promouvoir l’association, tout ceci

par tous moyens techniques possibles et disponibles (courriers, tel, mail, site web, affiches, tracts,

etc.).

 

Article 6.4 – Gestion comptable et financière

Les amapiens s’engagent financièrement sur une saison complète de 6 mois (septembre-février, mars-août). Ils effectuent au nom de chaque producteur un pré-paiement des paniers qu’ils auront

réservés. L’objectif est de permettre au(x) producteur(s) de disposer d’un fonds de roulement ou

d’une trésorerie suffisante pour réaliser ses investissements ou s’acquitter de certaines dépenses. Les

paiements sont réalisés en une ou trois à des échéances fixées par les référents de productions et les

producteurs. Toutefois, des modalités de règlement spécifiques peuvent être définies pour des

personnes connaissant des difficultés de paiement.


La gestion est assurée par :

le Trésorier de l’association qui a pour mission les tâches suivantes :

o verser les chèques d’adhésion à l’association sur un compte au nom de l’association, et gérer la trésorerie de l’association : cahier de comptabilité (recettes, dépenses), bilan, budget prévisionnel ;

o rendre compte au Collège Solidaire de l’état des finances ;

o émettre un avis sur des activités ayant des répercussions financières ;

o remettre les chèques des paniers aux producteurs selon les modalités établies.

 

  • le Coordinateur des Adhérents et la fonction de gestion des adhérents ont pour mission les tâches suivantes :

o par production, la collecte des chèques individuels des adhérents intéressés

correspondant au contrat d’engagement pour cette production, établis au nom du

producteur au début de chaque saison ;

o la remise de ces chèques au Trésorier ;

o la gestion des contrats d’engagement (AMAP) entre les adhérents et les producteurs.

o collecter les chèques d’adhésion.

 

Titre 7 – Adhésion à l’association L'Hermit'AMAP

Tous les adhérents et tous les membres du Collège Solidaire paient une adhésion à l’association.

La cotisation annuelle est fixée à 10,00 € minimum, par adhérent ou membre du Collège Solidaire,

pour un abonnement à un ou plusieurs paniers.

Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Collège Solidaire. Le versement de la

cotisation annuelle doit être établi par chèque à l’ordre de L'Hermit'AMAP et versée avant le 1er

Septembre. Elle doit être obligatoirement payée avant la signature d’un premier contrat. Toute cotisation

versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de

cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

 

Cette cotisation est destinée en premier lieu à couvrir les frais de fonctionnement de l’Association.

Une adhésion de soutien peut- être envisagée et ce sans contrat avec un producteur.

La cotisation couvre la période comprise entre le 1er septembre de l’année en cours au 1er septembre de l’année suivante. Toutefois, la cotisation qui aura été versée au cours de l'année 2013 sera valable jusqu'au 1er septembre 2014.

 

Titre 8 – Abonnements « paniers »

Article 8.1 – Abonnements « paniers » Légumes 

Le paiement des produits s'effectue par chèque(s) au nom du producteur. Le modèle du contrat d'engagement avec le producteur et le suivant :

Chaque adhérent garde un exemplaire du contrat signé attestant la remise des chèques.

Le montant des abonnements se fait sur la base de :

€par semaine pour un panier de légumes bio pour 4 personnes ;

€par semaine pour un panier de légumes bio pour 2 personnes ;

€par semaine pour un panier de légumes bio pour 1 personne ;

23 semaines pour la saison été (3 semaines de vacances pour le producteur)

 semaines pour la saison hiver (2 semaines de vacances pour le producteur)

 

Remarque : durant les 3 premières années, les légumes seront cultivée en bio, sur des terres qui seront en conversion bio durant cette période.

 

Article 8.2 – Abonnements « paniers » Pain

Le paiement des produits s'effectue par chèque(s) au nom du producteur. Le modèle du contrat d'engagement avec le producteur et le suivant :

Chaque adhérent garde un exemplaire du contrat signé attestant la remise des chèques.

Le montant des abonnements se fait sur la base de :

un panier pain (s) de 1 kg, d'une valeur de 3,70 € l'unité ;

un panier pain (s) de 500 g, d'une valeur de 2,20 € l'unité ;

deux pains de 1 kg, d'une valeur de 7,40€

23 semaines pour la saison été (3 semaines de vacances pour le producteur)

 semaines pour la saison hiver (2 semaines de vacances pour le producteur)

Remarque : les pains sont fabriqués avec du blé issu de l'agriculture biologique.


Article 8.3 – Abonnements paniers Lait

Titre 9 – Jour, heures et lieu de distribution

La distribution est fixée au jeudi de 17h30 à 19h30, dans une salle communale à l’Hermitage.

Chaque adhérent s’engage à assurer au moins 2 distributions par semestre et s’il est absent à trouver un remplaçant (membre de l’association) pour assurer sa permanence.

Titre 10 – Autres dispositions

Article 10.1 – Frais de déplacements et débours

Dans le cadre de leur mandat, les membres du Collège Solidaire peuvent prétendre à des frais de

déplacements, basés sur une indemnité kilométrique (0,35 € par kilomètre parcouru, base Mappy)

Chaque demande de paiement de frais sera validée par le Collège Solidaire.

Article 10.2 – Modification du Règlement Intérieur

Le règlement intérieur est établi par le Collège Solidaire.

Il peut être modifié à tout moment par le Collège Solidaire. Le nouveau règlement intérieur est

alors soit, de préférence, envoyé par courrier électronique, soit remis à tous les adhérents de

l'association les jours de distribution, sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.

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